Acht jaar lang bood het programma In voor zorg! van VWS en Vilans organisaties in de langdurige zorg ondersteuning bij verandertrajecten. Ruim vierhonderd organisaties deden mee. Op het eindcongres werden de resultaten gepresenteerd en aangeboden aan demissionair staatssecretaris Martin van Rijn. ‘Het ging altijd om intensieve trajecten,’ blikte Vilans directeur Henk Nies terug. ‘Maar de sector heeft veranderkracht getoond. Organisaties zijn toekomstbestendiger geworden.’
Rond 2009 zagen organisaties in de langdurige zorg zich geconfronteerd met ontwikkelingen die organisatieveranderingen urgent maakten. Denk aan vergrijzing en ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Daarbij werd de roep om meer cliëntgerichte zorg steeds luider.
Veel veranderkennis was voorhanden. Toch vond die niet automatisch zijn weg naar de zorgorganisaties. Daarom werd door het ministerie van VWS en kennisorganisatie Vilans In voor zorg! opgezet, een programma dat organisaties hielp bestaande kennis te implementeren. Zodat ze meer toekomstbestendig zouden worden.
De hele organisatie
Via In voor zorg! hebben organisaties ondersteuning gekregen op een van de vier hoofdthema’s:
• Bedrijfsvoering
• Ruimte voor professionals
• Technologie
• Samenwerken
Het merendeel van de 433 trajecten had betrekking op Bedrijfsvoering (171) en Ruimte voor professionals (137). De inhoud van de verandertrajecten varieerde per organisatie. Nies: ‘Soms ging het om het implementeren van procesverbeteringen, soms werd de hele organisatiestructuur gewijzigd. Altijd was het een intensief traject van doorgaans anderhalf jaar waar de hele organisatie bij betrokken was.’ Organisaties hebben de afgelopen jaren met steun van In voor zorg! onder andere gewerkt aan het verbeteren van efficiency en cliëntgerichtheid, en aan de invoering van zelforganisatie.
Resultaten
Enkele opvallende resultaten: Door in het primaire proces meer te faciliteren dan te controleren werkten organisaties aanmerkelijk efficiënter en werd de zorg meer vraaggestuurd. De overhead nam met een kwart tot de helft af. Medewerkers hadden meer plezier in hun werk, onder andere doordat ze meer regelruimte en verantwoordelijkheden kregen, bij het werken in een klein zelfstandig team. Het ziekteverzuim vertoonde een dalende trend.
Soms moesten organisaties moeilijke beslissingen nemen. Nies: ‘De zorg is erg zorgzaam voor zijn mensen. Zeker als de arbeidsmarkt krap is. Maar we hebben er af en toe op aan moeten dringen afscheid te nemen van medewerkers omdat ze niet de goede expertise hadden. Zo creëer je weer ruimte voor nieuw talent, en daar wordt de kwaliteit van zorg alleen maar beter van.’
Strak format
In voor zorg! heeft bewust voor een strak format voor de ondersteuningstrajecten gekozen: intake – organisatiescan – plan van aanpak – evaluatie – eindrapportage. De scan vonden sommige bestuurders nogal confronterend. Erik Hisgen, bestuurder bij Amstelring en eerder bij Thuiszorg Rotterdam: ‘De uitkomst van die scan bepaalde feitelijk of een ondersteuningstraject voor jouw organisatie wel de moeite waard was.’
‘Ook de wederkerigheid van de afspraken die daarop gemaakt werden was nieuw voor mij,’ vervolgde Hisgen. Hij was daarin niet de enige. Bestuurders moesten zich committeren voor het hele traject en voor de volle honderd procent. Een beetje meedoen kon niet. In voor zorg! vroeg daarbij discipline en een behoorlijk hoog tempo. Een organisatie moest dat kunnen handelen. Er waren dan ook zorgorganisaties die afzagen van ondersteuning.
Hoewel het format dus strak was, was de aanpak binnen het traject vrij. Organisaties bepaalden in hoge mate zelf op welk gebied ze ondersteuning wilden. Bij iedere organisatie werd een passende coach gezocht die in samenspraak met de instelling de inhoud van de ondersteuning kon vormgeven. In het evaluatieonderzoek dat onderzoeksbureau Sioo uitvoerde, noemen de onderzoekers dit een belangrijke werkingsmechanismen van In voor zorg! Onderzoeker Ariënne van Staveren: ‘De organisaties zaten in de driver’s seat. Ze kregen ruimte en verantwoordelijkheid en konden regie nemen.’
Kloof verkleinen
Ondersteuning bieden was het eerste doel van In voor zorg! Een tweede doel was het delen van de resultaten en de kennis die binnen het programma werd opgedaan. Daartoe werd een kennisplatform ontwikkeld, bestaande uit onder meer een website met een kennisbank, tools en verslagen van bijeenkomsten voor de sector. Op het hoogtepunt, in 2014, trok de website 351.000 unieke bezoekers. Er zijn bijna vijftig publicaties uitgebracht. Deelnemende organisaties hadden zelf een actieve rol bij het verspreiden van die kennis: hen werd gevraagd hun aanpakken en resultaten te delen.
Het derde doel was het verkleinen van de kloof tussen beleid en praktijk. Daarover waren zowel Nies als Van Rijn positief. Staatssecretaris Van Rijn: ‘Bij een programma als In voor zorg!, waarbij veel van bestuurders gevraagd wordt, moeten we als ministerie ook kritisch naar onze eigen rol kijken. Dan kom je er wel eens achter dat sommige regels gewoon niet lekker liggen. Daar moet je dan wat mee. Ja, In voor zorg! heeft wel geholpen om de praktijkgerichtheid op het ministerie te verbeteren.’
De eindrapporten van In voor zorg! zijn te vinden op: www.langdurigezorg.nl/invoorzorg
